Grundlagen #
Seit dem 01.01.2025 gilt die vom Gesetzgeber in Deutschland beschlossene E-Rechnungspflicht für Unternehmen im b2b- und b2g-Bereich. Um den gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht nachzukommen, wurde in CAVIO7 sowohl der elektronische Rechnungsempfang als auch die Möglichkeit des elektronischen Rechnungsversandes integriert. Im Folgenden wird zunächst geklärt, inwieweit sich eine E-Rechnung von einer PDF-Rechnung unterscheidet und welche Voraussetzungen für den Versand und der Validierung der versendeten E-Rechnungen gelten.
Was ist eine E-Rechnung? #
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) besteht im Wesentlichen aus einer XML-Strukturdatei, welche nach der DIN EN 16931-Norm aufgebaut sein muss. Die Norm beschreibt sowohl den strukturellen Aufbau als auch die inhaltlichen Validierungsmethoden, welche beim Einlesen einer E-Rechnung angewandt werden sollen.
| Wichtig: Eine klassische PDF-Datei stellt keine elektronische Rechnung im Sinne der DIN EN 16931 dar und ist daher für den E-Rechnungsversand ungeeignet! |
Daher kann es durchaus sein, dass eine versendete E-Rechnung im XML-Format für den Rechnungsempfänger nicht mehr ohne Weiteres lesbar ist. Daher haben wir in CAVIO7 einen E-Rechnungs-Viewer (4.6.) integriert, welcher es erlaubt, XML-Rechnungsdateien in einem lesbaren Format darzustellen.
Welche E-Rechnungsformate gibt es? #
In CAVIO7 bieten wir für den Rechnungsversand und -empfang die zwei gängigsten E-Rechnungsformate an, welche die DIN EN 16931 vollständig erfüllen. Hierbei handelt es sich um a) um das Zugferd-Format 2.3.0 (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und b) um die XRechnung in Version 2.3.0 und 3.0.0. Außerdem kann bei der Auswahl des Formates für die XRechnung zusätzlich die Syntax der erzeugen XML-Datei gewählt werden. Der Gesetzgeber unterscheidet hierbei zwischen UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT (CII) (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business). Der Rechnungsempfänger muss hierbei in der Lage sein, beide Syntaxen von seinen Lieferanten zu akzeptieren, kann jedoch bei der Rechnungsstellung die Syntax frei wählen. Jedoch bietet es sich gerade im b2g-Bereich an, UBL als Syntax zu verwenden und demnach eine XRechnung zu versenden (Zugferd wird im b2g-bereich nur begrenzt akzeptiert). Die Wahl des passenden Formates kann in CAVIO sowohl global als auch pro Adresse explizit hinterlegt werden.
Während es sich beim Format „XRechnung“ um eine reine XML-Strukturdatei handelt, bietet die Zugferd-Variante ein sogenanntes Hybridformat für den Rechnungsversand an. Hierbei wird die XML-Datei in die bisherige PDF-Datei eingebettet. Dies hat den Vorteil, dass die E-Rechnung auch ohne einen entsprechenden Viewer für den Sachbearbeiter lesbar bleibt. Im öffentlichen Sektor muss jedoch zwingend eine XRechnung versendet werden, da Zugferd nicht als zulässiges Format im b2g-Bereich geführt wird.
| Wichtig: Seit dem 01.01.2025 ist die XML-Strukturdatei der Rechnung rechtlich maßgebend für die Rechnungsstellung! Eine evtl. zusätzlich übermittelte PDF-Datei der Rechnung hat keine rechtliche Relevanz mehr! |
Umsetzung der E-Rechnungspflicht in CAVIO7 #
In den folgenden Kapiteln erfahren Sie, wie die E-Rechnungspflicht in CAVIO7 technisch und inhaltlich umgesetzt wurde und wie Sie eigenständig den E-Rechnungsversand in Ihrer CAVIO7 aktivieren und nutzen können.
Nutzung des E-Rechnungs-Viewers für den Rechnungsempfang #
Der sogenannte E-Rechnungs-Viewer kann in CAVIO ab der Version 7.8.1.190.2 über den Menüpunkt 4 (Einkauf) -> 6 (E-Rechnungs-Viewer) aufgerufen werden.
4.6. E-Rechnungs Viewer
Im oberen Bereich kann eine XML-Datei manuell aus dem Windows Explorer ausgewählt werden oder wahlweise per Drag and Drop auf den dafür vorgesehenen Bereich gezogen werden. Außerdem ist ein Drag and Drop von E-Mail Anhängen ebenfalls möglich.
Im unteren Bereich wird für die aktuelle Sitzung eine Historie von aufgerufenen E-Rechnungen geführt. Per Doppelklick auf eine Zeile kann die E-Rechnung ganz einfach erneut geöffnet werden.
Sobald die XML-Datei verarbeitet wurde, öffnet sich eine Sichtkopie der Rechnung in der FastReport-Ansicht.
4.6. Sichtkopie (Ansicht) einer E-Rechnung (XRechnung)
Der benötigte Report VF_ERECHNUNG.fr3 wird im Update-Pack der Version 7.8.1.190.1 standardmäßig mitgeliefert.
Nach dem Schließen der FastReport-Vorschau wird die zuletzt angezeigte Rechnung in der Historie hinzugefügt und kann bei Bedarf per Doppelklick wieder aufgerufen werden.
Der E-Rechnungs-Viewer unterstützt aktuell alle DIN EN 16931-konformen Rechnungen (XRechnung ab Version 2, Zugferd ab Version 2). Bei Zugferd-Rechnungen muss zunächst die XML-Datei aus dem PDF exportiert werden, bevor eine Ansicht über den Viewer möglich ist.
4.6. E-Rechnungs Viewer: Historie aufgerufener Dateien
Versand von E-Rechnungen über CAVIO – Vorbereitung #
Für den erfolgreichen Versand von elektronischen Rechnungen aus CAVIO heraus sind einige, vorbereitende Schritte in der Software notwendig. Im Folgenden werden alle notwendigen Schritte für eine erfolgreiche Einrichtung in CAVIO beschrieben
1. Prüfung der Angaben in der eigenen Adresse
Bitte prüfen Sie zunächst, ob alle erforderlichen Angaben in der eigenen Firmenadresse hinterlegt sind. Bitte schauen Sie hierzu in der Lagerkreisverwaltung (1 Stammdaten -> 5 Lager -> 1 Lagerkreise verwalten), welche Adresse dort als Rechnungsadresse für Bestellungen eingetragen ist (vgl. Screenshot).
1.5.1. Einstellung Rechnungsadresse
In der angegebenen Rechnungsadresse sollten für einen erfolgreichen Versand einer elektronischen Rechnung mindestens folgende Felder gefüllt sein:
- Telefon 1 (ADR.TELEFON1)
- E-Mail (ADR.EMAIL)
- USt.-ID (ADR.USTIDNR)
- Steuer-Nr. (ADR.STEUERNR)
1.1.1. Adressverwaltung: Einstellung Pflichtfelder
Diese Daten werden beim E-Rechnungsversand als Pflichtfelder vorausgesetzt und müssen daher angegeben werden. Es handelt sich hierbei um lagerkreisabhängige Daten. Sollte mehr als ein Lagerkreis existieren muss also sichergestellt sein, dass die Daten in allen „eigenen Adressen“ der Lagerkreise angegeben wurde.
2. Einstellung der globalen Parameter
Im nächsten Schritt wird in den Parametern das standardmäßige Versandformat für die elektronischen Rechnungen sowie die zu verwendende Bank (bei Rechnungen mit Überweisung oder SEPA-Lastschrift) ausgewählt. Die Einstellungen zu diesen beiden Punkten sind in der Parameterverwaltung (1 Parameter -> 9 sonstige Stammdaten -> 1 Parameter verwalten) zu finden (vgl. Screenshot). Die Einstellung befindet sich im Bereich „Fakturierung“ -> „Auftragsbearbeitung“.
1.9.1. Parameter: Vorgaben für E-Rechnungsversand
Das in den Parametern definierte Format gilt für jeden Rechnungsversand, sofern in der Adresse keine abweichende Vorgabe existiert. Sofern man für einen Kunden (oder eine Behörde) eine abweichende Einzelvorgabe treffen möchte, kann diese in der Adressverwaltung (1 Stammdaten -> 1 Adressen -> 1 Adressen verwalten) gesetzt werden (diese Einstellung übersteuert dann für den Kunden die globale Auswahl in den Parametern). Neben eines abweichenden Rechnungsformates kann auch die Bankverbindung für den jeweiligen Kunden entsprechend angepasst werden. Sollte der Kunde Ihnen eine Leitweg-ID zur Verfügung stellen (insbesondere eine Pflichtangabe bei allen b2g-Geschäften), sollten Sie diese im Feld „Leitweg-ID“ hinterlegen. Ansonsten wird hier standardmäßig die Kunden-Nr. der jeweiligen Adresse verwendet.
1.1.1. Adressspezifische Einstellungen zur E-Rechnung
3. Aktivierung der E-Rechnung für benötigte Belegarten
Im Standard ist die E-Rechnungen für die Belegtypen 04 (Rechnung) und 05 (Lieferschein/Rechnung) sowie für die Belegtypen 11 und 12 (Gutschriften) aktiviert. Sollte es notwendig ein, eine oder mehrere Belegarten zusätzlich für den E-Rechnungsversand zu aktivieren, so kann über die Verwaltung der Belegarten der entsprechende Haken „E-Rechnung aktiv“ gesetzt werden.
1.9.1. Parameter verwalten:: Einstellung für einzelne Belegarten
Sofern der Haken nicht gesetzt ist, wird für die jeweilige Belegart keine E-Rechnung versendet.
Wenn eine Rechnung mit §13b-Nutzung (Reverse-Charge Verfahren) gestellt wird, so muss im Beleg die USt.-ID des Rechnungsempfängers gepflegt sein (BEK.USTNR). Ansonsten entspricht die E-rechnung nicht der geltenden Norm und wird evtl. zurückgewiesen.
Versand von E-Rechnungen über CAVIO – Durchführung #
Der Versand der elektronischen Rechnung erfolgt komplett analog zum bisherigen Rechnungsversand via E-Mail. In der Belegverwaltung kann über den Menüpunkt „Datei“ -> „Beleg als E-Mail versenden“ die Rechnung an den Kunden versandt werden. Wenn der Zugferd-Standard als Versandformat definiert ist, dann wird die XML-Datei in der PDF-Datei „eingebettet“ und diese kombinierte Datei dann an den Kunden verschickt. Der Anhang kann u.a. über den Adobe Acrobat Reader angesehen werden (vgl. Screenshot).
2.1. Erzeugte E-Rechnung als PDF mit Anlage (Zugferd)
Sollte XRechnung als Format definiert worden sein, wird eine XML-Datei separat zur PDF-Datei verschickt.
Die entsprechenden Dateien werden außerdem auch für den Menüpunkt „E-Mail-Beleg speichern unter…“ erzeugt.
Abschließende Kommentare #
Für die Validierung der erzeugten Rechnungen können u.a. folgende Tools verwendet werden:
https://www.business-one.cloud/e-rechnung
https://www.elster.de/eportal/e-rechnung
https://erechnungs-validator.de/
Diese Tools prüfen neben der syntaktischen Korrektheit der E-Rechnung auch inhaltliche Zusammenhänge und führen Logikprüfungen durch. Sollte eine Rechnung von einem Kunden zurückgewiesen werden, kann man über diese Tools den Grund der Zurückweisung ermitteln und die Fehler entsprechend korrigieren.