Zweck / Funktionalität #
Über die in CAVIO implementierte Schnittstelle zur ADAC-Vermietung („WOMOX“) ist es möglich, alle relevanten Daten aus Fahrzeugen, Vermietungen und Belegen in CAVIO zu synchronisieren und somit u.a. die Buchhaltungsprozesse / Kontierung für die Vermietung zu automatisieren. Alle notwendigen Belegdaten und Zahlungssätze werden hierbei in CAVIO automatisch angelegt und verbucht. Im Folgenden wird sowohl die Einrichtung als auch der Betrieb der Schnittstelle beschrieben sowie die notwendigen Einstellungen für den Import der Daten aufgeschlüsselt.
Bitte beachten Sie, dass es sich um ein gesondert lizensiertes CAVIO-Modul handelt, welches nicht Bestandteil der Grundversion ist.
Vorbereitung / Einstellung der Import-Parameter #
Um die notwendigen Einstellungen für den initialen Datenimport zu treffen, navigieren Sie bitte im CAVIO-Hauptmenü in den Bereich Parameterverwaltung (1 Parameter -> 9 sonstige Stammdaten -> 1 Parameter verwalten)
1.9.1. Parameter in CAVIO7 aufrufen
Innerhalb der Parameter befinden sich die Einstellungen für die ADAC-Schnittstelle im Bereich Schnittstellen > Vermietportale -> ADAC. Hierbei stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:
1.9.1. Schnittstellen-Parameter ADAC
- API-URL*: Geben Sie in diesem Feld die aktuell gültige Basis-URL für die Schnittstelle an. Im Normalfall kann die URL einfach aus dem DropDown-Menü ausgewählt werden.
- API-Benutzer*: Tragen Sie bitte hier den API-Benutzer für die Schnittstelle ein. Die Daten erhalten Sie direkt durch Ihren Ansprechpartner bei der ADAC-Wohnmobilvermietung.
- API-Passwort:* In diesem Feld muss das Passwort für den API-Benutzer hinterlegt werden. Dieses erhalten Sie ebenfalls von Ihrem Ansprechpartner bei der ADAC-Wohnmobilvermietung.
- Adress-Template*: Über die Auswahl des Adress-Templates lässt sich regeln, welche Standardwerte bei der Kundenanlage durch die WOMOX-Schnittstelle automatisch in der Adresse gesetzt werden sollen. Es kann zum Beispiel ein Kundenstatus „ADAC-Kunde“ automatisch vergeben werden, um die Adressen bei der Anlage direkt kennzeichnen zu können.
- Belegart Rechnungen / Gutschriften / Kautionen: Über diese vier Auswahlfelder können Sie bei Bedarf abweichende Belegarten für die über die Schnittstelle angelegten Rechnungen und Gutschriften definieren. Diese müssen zuvor in der Parameterverwaltung im Bereich „Belegarten“ angelegt werden, sodass Sie im Nachgang über das Dropdown-Menü auswählbar sind.
- Standard-Artikel (0% / 19%)*: Bitte hinterlegen Sie an dieser Stelle einen „Fallback“-Artikel für die beiden genannten MwSt.-Sätze. Diese Artikel werden nur verwendet, wenn in der Fahrzeugart-Verwaltung (1.4.9.1. Fahrzeugarten verwalten) kein Artikel-Mapping für den jeweiligen Geschäftsvorfall hinterlegt ist. Die Erklärung zum Artikel-Mapping in der Fahrzeugart-Verwaltung wird im folgenden Absatz erklärt.
- Stichtag Abruf*: Mit der Auswahl des Stichtages für den Abruf legen Sie fest, ab welchem Datum Vorgänge aus WOMOX in CAVIO importiert werden sollen. Im Standard werden alle Vermietungen importiert, deren Übergabe-Datum hinter dem angegebenen Stichtag liegt. Das Gleiche gilt für alle in WOMOX eingegebenen Zahlungen, hierbei wird jedoch das Zahldatum mit dem Stichtag verglichen.
- Belege strikt nach Vermietung: Wenn dieser Haken für den Import gesetzt wird, dann werden Belege für Zahlungen aus einer Vermietung auch angelegt, wenn das Zahldatum vor dem unter 7. definierten Stichtag liegt. Sofern die Vermietung aus WOMOX in CAVIO importiert wurde, werden dann immer alle Belege zu der jeweiligen Vermietung angelegt.
- Abw. Beleg-Report: Sofern Sie für die importierten Belege eine abweichende Beleg-Vorlage definieren möchten, können Sie diese hier eintragen.
- Bank*: Bitte tragen Sie hier die Bank ein, welche für Überweisungen und Lastschriften in der ADAC-Wohnmobilvermietung genutzt wird. Diese Angabe ist u.a. beim Import der Zahlungen notwendig, um die passende Bank in den Zahlungssatz eintragen zu können.
- Mapping Zahlungsarten: Wenn Sie Zahlungssätze aus WOMOX nach CAVIO übernehmen möchten, bestimmen Sie an dieser Stelle, welche WOMOX‑Zahlungsart welcher Zahlungsart in CAVIO entspricht. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, direkt das passende FiBu-Konto für den Übertrag in die Finanzbuchhaltung zu definieren. Über den Haken „Zahlung anlegen“ können Sie außerdem pro Zahlungsart steuern, ob ein Eintrag ins Zahlungsprotokoll geschrieben werden soll oder nicht. Sofern der Haken entfernt wird, wird der offene Posten zum importierten Beleg nicht automatisch abgeschlossen. Die Zahlung kann dann später (z.B. über die CAVIO Kasse) kassiert und im Beleg eingetragen werden.
- Verhalten bei Anzahlungen vor dem Stichtag: An dieser Stelle können Sie einstellen, wie in der Restzahlungsrechnung mit Anzahlungen verfahren werden soll, welche vor dem Stichtag des Imports liegen und somit nicht in CAVIO importieren wurden:
- Anzahlungsbetrag ignorieren: In diesem Fall wird die Restzahlungsrechnung 1:1 aus WOMOX verbucht, eine etwaige Verrechnung der Anzahlung findet nicht statt.
- Anzahlungsbetrag auf die Restzahlung addieren: Hierbei wird der (nicht zuvor importierte) Anzahlungsbetrag bei Erstellung der Endrechnung auf den Endrechnungsbetrag aufaddiert. Diese Option bietet sich an, wenn die Anzahlungen vor der Inbetriebnahme der Schnittstelle direkt auf das Debitorenkonto des Kunden gutgeschrieben wurden.
- Anzahlungsbetrag über Anzahlungs-Position in Abzug bringen: Wenn Sie diese Einstellung wählen, wird die geleistete Anzahlung über eine zusätzliche Anzahlungsposition in der Endrechnung eingefügt. Diese Methode sollte genutzt werden, wenn vor der Inbetriebnahme der Schnittstelle die geleisteten Anzahlungen auf ein gesondertes Konto (z.B. erhaltene / geforderte Anzahlungen) verbucht wurden. Somit kann buchhalterisch die Anzahlung bei Stellung der Endrechnung aufgelöst werden.
- Verhalten bei Verrechnung von Kautionen: Über diese Einstellung können Sie steuern, wie mit der Verrechnung von Kautionen in CAVIO umgegangen werden soll. In WOMOX ist es möglich, Kautionen direkt mit entstandenen Schäden oder Nachforderungen zu verrechnen. Durch die Einstellung des Parameters wird festgelegt, wie buchhalterisch mit den Daten aus WOMOX umzugehen ist.
Wichtig: Damit CAVIO erkennt, dass es sich um eine Kautionsverrechnung handelt, muss beim Eingeben der Zahlung im WOMOX die Zahlungsart „Kaution“ verwendet werden. Damit eine Schadensrechnung in CAVIO angelegt werden kann, muss der Betrag der Zahlung mit der Summe der eingegebenen Schäden zwingend übereinstimmen (ansonsten wird eine „normale“ Nachforderung als Rechnung angelegt)- Kautionen immer in voller Höhe gutschreiben, gesonderte (Schadens)-Rechnung als Forderung anlegen: Wenn Sie diese Option wählen, wird die Kaution in CAVIO immer in voller Höhe gutgeschrieben. Für evtl. Schäden oder Nachforderungen innerhalb des Vorgangs werden dann neue Rechnungen erzeugt.
- Kautionen direkt mit Schadensforderung verrechnen, keine gesonderte Rechnung anlegen: In diesem Fall wird bei einbehaltenen Kautionen der Rückzahlungsbetrag in der Kautionsgutschrift direkt gemindert, es werden dann für Nachforderungen oder Schäden am Fahrzeug keine gesonderten Rechnungen erstellt.
Im nächsten Schritt müssen nun die passenden Artikel für die Abrechnung angelegt und in der Fahrzeugart-Verwaltung hinterlegt werden.
Vorbereitung / Hinterlegen von Artikeln pro Fahrzeugart #
Damit CAVIO auf Basis der Zahlungssätze aus WOMOX passende Belege (Rechnungen / Gutschriften etc.) im System anlegen kann, ist es notwendig, in der Verwaltung der Fahrzeugarten für verschiedene Geschäftsvorfälle passende Artikel für die Verbuchung zu hinterlegen. Hierzu navigieren Sie bitte im CAVIO-Hauptmenü zum Menüpunkt 1.4.9.1 Fahrzeugarten verwalten.
1.4.9.1. Fahrzeugarten verwalten
Sie können nun im markierten Bereich pro Fahrzeugart (Reisemobil / Kastenwagen / Wohnwagen) die passenden Artikel hinterlegen. Sofern für einen Geschäftsvorfall aus WOMOX in der Fahrzeugart-Verwaltung kein Eintrag gefunden wird, wird der Beleg mit den in den Parametern definierten Standard-Artikeln angelegt.
Import starten #
Nachdem alle zuvor gezeigten Einstellungen getätigt wurden, kann nun der Import der Daten gestartet werden. Hierbei handelt es sich um einen halbautomatischen Import, da dieser immer noch von einem Benutzer einmal pro Tag durchgeführt werden muss. Dies ist aufgrund der Sicherheitsrichtlinien des ADAC notwendig, da bei jedem Abruf ein 2FA-Code (2-Faktor Authentifizierung) abgefragt wird. Den QR-Code für die Einrichtung in der jeweiligen Authenticator-App (Microsoft, Google etc.) erhalten Sie zusammen mit dem Benutzernamen und Passwort des Schnittstellen-Benutzers.
Bitte navigieren Sie für den Import im CAVIO-Hauptmenü zum Menüpunkt 9.7.6.2. ADAC (WOMOX)
9.7.6.2. Vermietdaten-Import – ADAC
Bevor Sie den Import beginnen, kontrollieren Sie bitte noch einmal die getroffenen Einstellungen. Untenstehend werden diese noch einmal aufgelistet:
- Standard-LKZ für Import: Über dieses Feld können Sie definieren, mit welchem Landeskennzeichen die Adressen aus WOMOX angelegt werden sollen, sofern keine Landeszuordnung im WOMOX angegeben wurde.
- Fahrzeugdaten/-Ausstattung abgleichen: Wenn dieser Haken gesetzt ist, legt die Schnittstelle unbekannte Fahrzeuge aus WOMOX automatisch in CAVIO an. Der Abgleich wird hierbei wahlweise über die Interne Nr. oder die Eigene Nr. in CAVIO ausgeführt. Zusätzlich zu diesen Kriterien wird bei jedem Fahrzeug auch die VIN und die Hersteller-AB-Nr. überprüft.
Es wird empfohlen, den Haken auf jeden Fall zu setzen. - Buchungsdaten mit Vermietkalender abgleichen: Hiermit kann der Import der Vermietungen in CAVIO aktiviert werden. Wenn der Haken entfernt wird, werden nur neue Fahrzeuge importiert. Ohne den Abgleich mit dem Vermietkalender ist es außerdem nicht möglich, Belege in CAVIO anlegen zu lassen.
- Belege importieren: Über diesen Haken können Sie steuern, ob Sie die Zahlungen aus WOMOX als buchhalterische Belege in CAVIO anlegen lassen möchten. Wird der Haken entfernt, werden nur Adressen und Vermietungen mit dem CAVIO-Vermietkalender abgeglichen.
- Belegzahlungen importieren (nur bei aktiviertem Belegimport): Mit dieser Einstellung können Sie zusätzlich den Import der Zahlungssätze auf die angelegten Belege aktivieren. Hiermit wird der offene Posten der Rechnungen und Gutschriften (je nach Einstellung in den Parametern) automatisch abgeschlossen sowie ein passender Zahlungssatz hinterlegt. Die Zahlungen können zudem über die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung automatisch übergeben werden (sofern in den Parametern passende FiBu-Konten für die Zahlungsarten hinterlegt wurden).
Nachdem Sie alle Einstellungen auf Korrektheit überprüft haben, können Sie über die Schaltfläche „Abgleich jetzt starten“ den Import der WOMOX-Daten initialisieren. Kurz nach dem Start des Imports werden Sie dann nach dem (oben angesprochenen) Code aus Ihrer Authenticator-App gefragt.
9.7.6.2. Vermietdaten-Import – ADAC – Eingabe 2FA-Code
Bitte wechseln Sie nun auf Ihrem Mobilgerät in die passende Authenticator-App und geben Sie den aktuell angezeigten Code ein (meist sechsstellig). Nach erfolgreicher Eingabe startet der Import der Daten.
Allgemeine Hinweise #
Nachstehend finden Sie allgemeine Hinweise zu verschiedenen Themen rund um die Schnittstelle zur ADAC-Wohnmobilvermietung:
Nutzung der OPOS-Logik in DATEV
Sofern Sie in DATEV die OPOS-Logik aktiviert haben und Anzahlungen anhand der Auftrags-Nr. aufgelöst werden (Umbuchung geforderte auf erhaltene Anzahlung), so wird beim Export der Buchhaltungsdaten aus CAVIO bei allen WOMOX-Vorgängen die Reservierungs-Nr. aus dem WOMOX-Portal als Auftrags-Nr. in der Buchung vermerkt. Hierzu muss in CAVIO die OPOS-Logik in den Parametern aktiviert sein.
Abgleich von Adressen / Kriterien für die Zuordnung
Da es in der ADAC-Vermietung für die Kunden keine Registrierungsmöglichkeit über einen eigenen Account gibt, werden die Adressen beim Download immer über Ihre jeweilige E-Mail-Adresse mit dem Datenstamm im CAVIO abgeglichen. Sofern die Mailadresse in CAVIO nicht gefunden wird, legt das System einen neuen Kunden an. Bei doppelter Anlage können die Adressen in CAVIO zusammengeführt werden, dann werden auch die erstellten Belege etc. umgeschrieben.
Namens-Mapping beim Download von Adressen
Das Mapping der Namensfelder (Name1-5) in CAVIO kann für die WOMOX-Schnittstelle in den Parametern im Bereich „Adressen“ angepasst werden (vgl. Screenshot):
Erfassung von Log-Daten beim Download
Sämtliche Log-Einträge aus dem WOMOX-Import werden in die Datenbank zurückgeschrieben und in der Tabelle WOMOX_LOG gespeichert. Die Tabelle führt neben den Einträgen, Zeitstempeln und Benutzern auch die jeweilige Reservierungs-Nr. aus WOMOX in einer eigenen Spalte mit.